Station 02 · Bausteine
Geben Sie die Routine ab.
Anrufe, E-Mails, Belege, Termine. Wir automatisieren, was sich jeden Tag wiederholt.
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Die Bausteine
Fangen Sie mit einem an.
Jeder Baustein läuft für sich. Sie ergänzen weitere, wenn der erste sitzt.
Kein Anruf geht verloren.
Ein Telefonassistent nimmt ab, wenn Sie nicht können: freundlich, zu jeder Uhrzeit und mit dem klaren Hinweis, dass hier eine KI spricht. Er versteht das Anliegen, beantwortet Standardfragen und hält fest, was Sie wissen müssen.
- Anruf
- Agent nimmt an
- Rückruf oder Termin
- Sie
Was wir bauen
- Phone Agent an Ihrer bestehenden Rufnummer, mit KI-Hinweis zu Gesprächsbeginn
- Rufumleitung, wenn niemand abnimmt, besetzt ist oder Feierabend ist
- Rückrufliste mit Name, Nummer und Anliegen auf Ihr Handy
- Dringendes wird sofort an einen Menschen durchgestellt
Das Postfach sortiert sich selbst.
Jede eingehende Mail wird gelesen und eingeordnet, bevor Sie sie öffnen. Werbung tritt zurück, Rechnungen gehen in die Buchhaltung, Anfragen zum Zuständigen. Ist etwas dringend, erfährt es sofort ein Mensch.
- Agent ordnet ein
- verteilt oder eskaliert
- Sie
Was wir bauen
- Triage in Werbung, Rechnung, Anfrage, Termin und Notfall
- Sofortige Weiterleitung an die richtige Person oder den richtigen Ordner
- Antwortentwürfe für wiederkehrende Fälle, Sie geben frei
- Eskalation an einen Menschen, im Ernstfall ruft der Telefon-Agent an
Termine tragen sich selbst ein.
Ob am Telefon, per E-Mail oder im Chat: Wer einen Termin möchte, bekommt einen. Der Assistent prüft Ihren Kalender, schlägt freie Zeiten vor und trägt ein, was vereinbart ist, mit Bestätigung an den Kunden.
- Anfrage
- Kalender prüfen
- eingetragen
- Bestätigung
Was wir bauen
- Terminwünsche aus Anruf, E-Mail und Website-Chat erkennen
- Abgleich mit Ihrem Kalender, Arbeitszeiten und Puffern
- Bestätigung und Erinnerung an den Kunden
- Absagen und Verschiebungen ohne Hin und Her
Jeder Beleg findet seinen Platz.
Rechnungen kommen per Mail, Quittungen als Foto vom Handy. Wir lesen sie aus, legen sie geordnet ab und übergeben sie an Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater. Bevor etwas gebucht wird, schaut ein Mensch darauf.
- Beleg
- ausgelesen
- abgelegt
- geprüft übergeben
Was wir bauen
- Eingang per E-Mail, Upload oder Foto
- Auslesen von Betrag, Datum, Lieferant und Rechnungsnummer
- Ablage in feste Ordner nach Monat und Lieferant
- Übergabe an Buchhaltungsprogramm oder Steuerberater
- Prüfschritt durch Sie oder Ihre Buchhaltung
Jede Anfrage kommt an.
Kontaktformular, Website-Chat oder E-Mail: Neue Anfragen werden erfasst, vervollständigt und dort angelegt, wo Ihr Team arbeitet. Niemand muss raten, was der Kunde eigentlich wollte.
- Anfrage
- erfasst und ergänzt
- im CRM
- Ihr Team
Was wir bauen
- Formular- und Chatanfragen direkt in Ihr CRM oder Ihre Liste
- Rückfrage an den Kunden, wenn Angaben fehlen
- Zuständigkeit nach Thema oder Region
- Eingangsbestätigung an den Kunden
Ihre Programme sprechen miteinander.
Was in einem Programm steht, muss nicht noch einmal ins nächste getippt werden. Wir verbinden Ihre Werkzeuge über Schnittstellen, damit Daten einmal erfasst werden und überall stimmen.
- Eingabe
- Schnittstelle
- alle Programme aktuell
Was wir bauen
- Schnittstellen zwischen Shop, CRM, Kalender, Buchhaltung und Tabellen
- Abgleich sofort bei Änderung oder in festen Abständen
- Protokoll, was wann übertragen wurde
- Meldung an Sie, wenn etwas hakt, statt stiller Lücken
Der nächste Schritt
Was würden Sie morgen gern abgeben?
Nennen Sie uns die Aufgabe, die Sie am meisten Zeit kostet. Wir zeigen Ihnen, wie der Baustein dafür aussieht.
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